第一章 总则

第一条 为规范财务处档案管理工作，提高档案管理水平，根据《高等学校档案管理办法》《山东大学档案管理办法》等有关文件，结合青岛校区财务处实际情况，制定本实施细则。

第二条 本办法所称财务档案，是指青岛校区财务处工作过程中接收或形成的、记录和反映经济业务事项的、具有保存价值的所有文件材料，包括会计档案、招标档案、预算档案，及与财务、招标工作有关的其他纸质和电子资料。

第三条 财务档案是学校综合档案的重要组成部分，财务档案管理工作是财务工作的重要基础性工作，应当加强档案管理工作，建立和完善财务档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证财务档案的妥善保管、存放有序、方便查阅，严防损毁、遗失和泄密。

第四条 凡属归档范围的文件资料，均由财务处档案管理人员集中统一管理，专人专管，任何个人不得擅自留存。档案管理人员变动时，必须办理交接手续，对照财务档案交接表进行核对、清查，确保交接的档案资料数量齐全、保存完好。

第二章 档案立卷与归档

第五条 凡是反映财务业务事项、具有查考利用价值的文件资料均属归档范围，具体内容包括：

（一）会计档案：包括会计记账凭证、原始凭证；

（二）招标档案：包括招标申请、招标代理合同、招标文件、招标备案资料、中标通知书、中标人投标文件等相关资料；

（三）预算档案：包括预算管理相关文件、学校批准的年度预算、年度预算调整方案、预算编制和预算调整等所依据的资料、预算执行分析报告、各单位提交的年度预算资料等；

（四）其他档案资料：银行对账单、工程结算报告、财务工作会议记录及其他具有保存价值的资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子档案。

第六条 档案管理人员根据归档范围，定期将应归档的资料按组卷要求进行收集、分类、整理立卷，确保需归档的各类文件资料质地优良、书绘工整、签署完整，按有关规定装订并移送档案室统一保管。财务处内各科室工作人员均有为建档、归档、完善档案材料提供资料的义务。

第七条 归档材料移交要全面及时，负责移交人员应检查文件内容的真实性、全面性。档案管理人员接收时，应依照先前归档内容进行检查，并做好移交记录，确保档案符合规定要求。

第三章 档案保管与查阅

第八条 财务档案要做到安全保管、定期检查，积极创造档案保管条件：

（一）财务档案需按类别分柜存放，每类再按年度顺序依次排列，并编制系统完整的案卷目录等检索工具，以便查找和借阅；

（二）档案室保持干净整洁、经常通风，做到防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防霉变；

（三）档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用大功率电器；

（四）对于保管电子档案的计算机等电子设备，定期检查并清除病毒，对光盘、磁盘、移动硬盘等存储介质应注明是否已做过检毒和消毒处理。

第九条 校区各单位在申请查阅、复制财务档案时，应按如下流程审批：

（一）登陆山东大学青岛校区财务处网站下载、填写《青岛校区财务档案借阅申请表》，相关项目负责人和借阅人在《山东大学财务档案借阅申请表》上签名，并加盖本单位公章；

（二）借阅人将《青岛校区财务档案借阅申请表》交至财务档案管理人员处留存备案，并于《山东大学财务档案借阅登记簿》上签名、登记；

（三）档案管理人员现场陪同借阅人进行查阅、复制。

第十条 财务档案原则上不得外借。如确因工作需要借出财务档案，须经财务处处长或副处长审批。借出财务档案后不得转借他人；不得在案卷中标画、删改或拆散原卷册，更不得抽换；严格遵守档案工作保密规定，不得泄密；借出财务档案应限定期限，并由财务档案管理人员按期收回。

第十一条 财务档案的保管期限，从当年年度终了后的第一天算起。各类财务档案保管期限的划分依照《青岛校区财务档案保管期限汇总表》，表中所列档案保管期限为最低保管期限。

第四章 档案销毁与保密

第十二条 对于已过保管期限或确已失去价值的档案，档案管理人员应提出销毁建议，并做好销毁前归类、整理等准备工作，编制档案销毁清册，经处务会研究同意，并由财务处处长审批后方可销毁。

第十三条 档案销毁时应有两人以上（含档案管理员）进行现场监督，严禁私自销毁档案。档案销毁前，档案管理人员应对照档案销毁清册进行核对；销毁后，在场的监销人于档案销毁清册上签名。

第十四条 做好信息保密工作，严格执行档案室进出登记制度，非财务处内工作人员未经允许不得进入档案室，禁止与档案无关的人员翻阅档案资料，任何人不得私自将财务档案带出档案室，更不得私自复印、摘抄和传播档案内容。档案管理人员离开档案室，要随手关门落锁，严防档案资料丢失。

第五章 附则

第十五条 本办法由青岛校区财务处负责解释。

第十六条 本办法自印发之日起执行。

附件：

1.《山东大学（青岛）财务档案借阅申请表》

2.《山东大学（青岛）财务档案保管期限汇总表》