山大财字〔2014〕53号

关于印发《山东大学科研经费使用

与报销管理规定》的通知

全校各单位：

《山东大学科研经费使用与报销管理规定》业经学校研究通过，现印发给你们，请认真遵照执行。

山 东 大 学

2014年11月30日

山东大学科研经费使用与报销管理规定

第一章  总  则

第一条  为进一步加强我校科研经费使用与报销管理，确保科研经费合法、规范使用，提高资金的使用效益，根据国务院《关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》（国发〔2014〕11号）、《教育部 财政部关于加强中央部门所属高校科研经费管理的意见》（教财〔2012〕7号）等文件及学校有关科研经费管理办法，制定本规定。

第二条  凡以山东大学名义申请取得的各类科研经费，不论其资金来源渠道，均为学校收入，必须全部纳入学校财务统一管理、集中核算，任何单位和个人无权截留、挪用。

第三条  科研经费使用与报销实行“统一领导、分级管理、责任到人”的管理体制。在学校统一领导下，财务、科研、纪检、审计等管理职能部门，以及学院（研究院、所、中心等）（以下统称“二级单位”）和项目负责人在科研经费使用与报销中各负其责，密切配合，形成协同管理机制。

第四条  财务部门负责科研经费的财务管理、会计核算以及招标采购工作；科研管理部门负责科研项目（含课题，以下统称项目）的全过程管理；纪检审计部门负责科研经费的审计和监督检查工作。

第五条  二级单位对本单位科研经费使用承担监督和管理责任，科研经费报销由二级单位盖章。项目负责人是科研经费使用的直接责任人，对经费使用的真实性、合理性及有效性承担经济与法律责任。科研经费支出外协费、会议费、劳务费（除助研津贴外），以及单笔5万元以上的重大业务开支，报销时需二级单位负责人审核签字。

第二章  科研经费使用要求

第六条  项目负责人应严格按照预算批复或合同（任务书）的支出范围和标准使用经费，根据科研项目进度合理安排经费支出，保证专款专用。

第七条  科研经费使用不得随意调整、变更预算和扩大开支范围；不得随意调账变动支出、随意修改记账凭证、以表代账应付财务审计和检查。经批准的预算变更，项目负责人应及时将批复后的变更情况报送财务部门。科研项目负责人要确保科研项目经费的完整性，不得拆分科研经费、另立经费项目并指定新的项目负责人。

第八条  严禁以任何方式挪用、侵占、骗取科研经费。严禁编造虚假合同、编制虚假预算；严禁违规将科研经费转拨、转移到利益相关的单位或个人；严禁购买与科研项目无关的设备、材料；严禁虚构经济业务、使用虚假票据套取科研经费；严禁在科研经费中报销个人家庭消费支出；严禁虚列、伪造名单，虚报冒领科研劳务性费用；严禁借科研协作之名，将科研经费挪作它用；严禁设立“小金库”。

第九条  科研经费不得用于各种罚款、捐款、赞助、投资以及与科研无关的赔偿费、违约金、滞纳金等。

第十条  科研经费支出内容符合公务卡强制结算目录要求的，应采取公务卡结算方式。对设备费、大宗材料费和测试化验加工费等支出，原则上应当通过银行转账方式结算。依据有关规定发放给个人的劳务性费用（包括专家费、学生助研津贴、临时聘用人员劳务费等），一律实名发放至个人银行卡。

第十一条  使用科研经费购买设备、材料、支付工程款、购买服务等，符合国家和学校招标采购条件和标准的，应严格履行招标采购程序与手续。

第三章  科研经费报销规定

第十二条  科研支出必须取得真实、合法的原始凭证。会计人员按照国家统一的会计制度规定对原始凭证进行审核，据实进行账务处理。会计人员对凭证的合规性、报销手续的完备性和财务信息的准确性负责，必要时可要求项目负责人提供详细的有效证明材料，杜绝虚假票据。

第十三条  设备费是指在项目研究过程中购置或试制专用仪器设备、对现有仪器设备进行升级改造以及租赁外单位仪器设备而发生的费用。使用科研经费购置设备，应提前向学校资产管理部门提出申请，根据批复的意见确定采购方式，采购时必须签订合同，明确付款方式及期限。采购完成后及时办理固定资产入库手续，按照合同约定办理财务结算付款，质保期满按规定支付质保金。

第十四条  使用科研经费购买进口设备，借款或报销时应提供山东大学与供应商签订的进口设备技术及售后服务协议、进出口公司与供应商的合同、山东大学与进出口公司的代理协议、进出口公司对山东大学的付款通知书等相关资料。

第十五条  材料费是指在项目研究过程中消耗使用的各种原材料、辅助材料、低值易耗品的采购、运输、装卸、整理等费用。消耗数量较多或单位价格较高、总成本在五万元以上的材料购置要有预算明细。材料报销要附供货单位盖章的明细清单，明确材料采购数量、采购价格等，二万元以上的材料采购还需要提供采购合同。材料采购需完备验收入库手续，报销时需经办人、验收人和项目负责人签字。纵向经费中不得报销办公耗材。

第十六条  测试化验加工费是指在项目研究过程中支付给校外及校内独立经济核算单位的检验、测试、化验及加工等费用。测试化验加工的数量较多或单位价格较高、总费用在五万元以上的测试化验加工费需要有预算明细。报销时提供收费项目明细、详细的测试记录、测试清单、收费标准等，二万元以上的测试化验加工费还要提供相关合同、协议。不得通过虚构测试化验内容、提高测试化验支出标准等方式违规开支测试化验加工费。

第十七条  燃料动力费是指在项目研究过程中相关的大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗等费用。无法单独计量的，后勤管理部门向二级单位核定收取后，二级单位再向科研项目分摊。燃料动力费支出应提供费用清单（包括标准、测算依据等）。

第十八条  固定资产使用费是指学校科研项目因使用仪器设备和科研用房应负担的折旧费用。学校资产管理部门按科研项目预算收取固定资产使用费，收取时应提供费用清单（包括标准、测算依据等）。

第十九条  差旅费是指在项目研究过程中开展科学实验（试验）、科学考察、业务调研、学术交流等发生的外埠差旅费、市内交通费用等。差旅费的开支标准按国家有关规定和《山东大学差旅费管理办法》及补充规定执行。因参加会议报销差旅费的应有会议通知、往返的交通费、异地住宿费等，外出调研的应有调研说明。不得报销与科研项目无关的交通票据，特殊情况应提供书面说明。

第二十条  对于在偏远、边境地区开展考察、调研和测试监测工作，受地理环境和当地条件限制，必须要自驾车或者租车前往的，报销当次实际发生的汽油费和过路过桥费。报销时，填写《山东大学自驾车出差审批单》，由项目负责人审批。

第二十一条  济南市内交通费根据科研支出据实报销，杜绝凑票报销，虚报冒领等现象。不得报销与科研项目无关的交通票据，特殊情况应提供书面说明。

第二十二条  会议费是指在项目研究过程中为组织开展学术研讨、咨询以及协调项目或课题等活动而发生的会议费用。报销会议费需提供会议通知、会议决算表、会议签到簿、会议纪要等资料；委托旅行社承办会议的还要提供合同。举办会议应当按照国家有关规定，严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期。严禁借会议名义铺张浪费、发放礼品，公款旅游等。

第二十三条  国际合作与交流费是指在项目研究过程中课题组人员赴国外、港澳台地区及外国专家来华工作的费用，包括交通费、食宿费及其他费用。报销来华专家费用要提供专家护照复印件、机票发票、登机牌等。科研人员使用科研经费报销出国费用，需国际事务部门审核、签章；出国目的地与预算不一致的，应先经科研管理部门审批调整预算。           

第二十四条  课题组成员参加与项目课题研究任务有关的国内学术会议的费用应在差旅费中报销。参加项目课题研究任务有关的国际学术会议的费用应在国际合作与交流费用中报销。课题组举办的与项目课题研究任务有关的会议（如咨询会、交流会、验收会等）在会议费中报销。课题组举办咨询会发生的咨询费在专家咨询费中列支。

第二十五条  出版/文献/信息传播/知识产权事务费是指在项目研究过程中，需要支付的出版费、资料费、印刷费、数据采集费、专用软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务等费用。不应使用纵向经费购买通用性操作系统、办公软件等。该类单笔二万元以上的支出应提供合同，其中报销出版费需全部提供合同。

第二十六条  劳务费是指在项目研究过程中支付给直接参加项目研究的没有工资性收入的相关研发人员（如在校研究生等）和临时聘用人员的劳务性费用，包括缴纳的社保费用等。研究生助研津贴要确保据实足额发放；临时聘用人员应签订劳务协议并经过人事部审核备案后发放。

第二十七条  专家咨询费是指在项目研究过程中支付给临时聘请的咨询专家的咨询费、鉴定费、评审费等。专家费不得支付给本课题组内参与研究与组织管理的工作人员。领取专家咨询费时填写《山东大学专家费发放表》，需详细列明邀请专家简介和开展活动情况。

第二十八条  实验室改装费是指为顺利完成研究项目，对现有实验室进行小规模的改装所发生的费用。实验室改装前应报学校资产管理部门、后勤管理部门等有关部门同意，并严格执行政府采购的有关规定，签订合同。学校及校属各单位所有修缮及零星基建工程项目的工程结算均需报学校审计部门审计。

第二十九条  其他支出是指科研项目实施过程中发生的除上述费用之外的支出。其他支出应与科研任务具有相关性，严格按照预算批复或合同（任务书）的支出范围和标准报销。

第三十条  科研经费转拨是指科研项目由多个单位联合申请，经费先由资助方拨至我校，我校按批复的预算将经费拨至其他联合申请单位的行为。纵向科研经费转拨严格按预算管理，只对批复预算或任务合同书中列示的合作单位和金额办理经费转拨。特殊情况需要转拨，必须报经上级主管部门同意并调整预算后才能办理。

科研经费转拨需提供科研项目批复预算书、合同和其他必要资料，填写《山东大学科研经费转拨审批单》，并经二级单位、科研管理部门和财务部门联签审批。

第三十一条  外协费是指科研项目研究过程中，由于技术、工艺和设备等条件的限制，必须将部分研究工作委托给项目参加单位以外的其他单位所发生的费用。科研项目的外协经费支出应当以合作（外协）项目合同为依据，按照合同约定的外协经费额度、拨付方式、开户银行和账号等条款办理。科研经费支付外协费，需提供学校与接收经费单位的科研协作合同或协议，以及协作单位出具的合法有效的票据，填写《山东大学科研经费外协审批单》，并经二级单位、科研管理部门和财务部门联签审批后支付。外协费不予减免管理费。

第三十二条  间接费用是指学校在组织实施科研项目（课题）过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用。间接费用主要列支学校为课题研究提供的现有仪器设备及房屋使用费，日常水、电、气、暖消耗等，有关管理费用的补助支出以及学校用于科研人员奖励的相关支出等。间接费用由管理费和绩效费组成。科研项目经费入账时，间接费用由学校一次性提取，统筹安排使用。

第三十三条  学校从科研项目中计提的管理费作为科研管理的间接成本，主要用于弥补科研项目占用的学校资源，包括现有仪器设备及房屋使用费，水、电、气、暖消耗，以及科研项目管理的补助支出。科研管理费计提及使用，执行《山东大学科研项目管理费分配及使用暂行规定》（山大财字〔2013〕56号）。

第三十四条  科研经费大额支出应严格执行《山东大学大额资金支付审批办法》，履行大额资金支付审批手续。

第三十五条  科研项目通过验收后，项目负责人应及时到科研管理部门办理结题手续，并在一个月内到财务部门办理财务结账手续。

第三十六条  科研项目经费结余严格执行国家关于项目结转结余资金管理办法。国家未明确管理办法的，执行《山东大学科研项目结题结账及结余分配管理暂行办法》（山大财字〔2013〕58号），填写《山东大学科研项目结余经费结账申请表》和《山东大学科研项目结余经费分配表》，由二级科研单位对结题项目进行全面考核并出具考核意见，经学校科研管理部门批准后，财务部门进行结余资金分配。

第四章  附  则

第三十七条  本规定自发布之日起执行。原《山东大学科研经费使用与报销管理规定》（山大财字〔2013〕16号）同时废止。

第三十八条  本规定由财务部负责解释。